Der Ablauf eines Projektes unterteilt sich in fünf Phasen:

1. Projektauftrag
2. Projektorganisation (Festlegung von Auftraggeberin bzw. Auftraggeber, Lenkungsausschuss, Projektgruppen, Arbeitsgruppen)
3. Projektplanung (Projektstrukturplan, Projektablaufplanung, Meilensteine, Terminplanung-, Ressourcen- und Kostenplanung und Planung des Projektdokumentationssystems)
4. Projektabwicklung (Startsitzung des Projektes, Projektgruppensitzungen und Arbeitsgruppensitzungen, Reviews und Meilensteingespräche)
5. Projektabschluss ("close down")

zu 1:
Der Projektauftrag enthält Angaben zur Aufgabenstellung, der Zielsetzung, der erwarteten Ergebnisse, das geplante Budget und der zeitlichen Fristen für das Projekt. Zusätzlich ist es sinnvoll Meilesteine bereits im Projektauftrag zu definieren. Die Meilensteine dienen sowohl dem Auftraggeber, als auch der Projektleitung dazu, eine Zwischenbilanz zu erstellen. Gleichzeitig kann frühzeitig erkannt werden, ob sich das Projekt noch in dem geplanten Zeit- und Budgetrahmen befindet. Abweichungen werden frühzeitig erkannt – ein rechzeitiges Einlenken ist somit möglich. Grundsätzliche Anforderungen an die Formulierung von Projektzielen im Rahmen des Auftrags:

1. Projektziele sollen immer lösungsneutral formuliert werden
2. Grundfrage zur Festlegung des Ziels ist: "Was soll das Ergebnis sein?" und nicht: "Wie wollen wir vorgehen?"
3. Ziele stets so zu formulieren, dass sich eindeutig feststellen lässt, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht
4. Zielsystem strukturieren
Haupt- Neben- und Teilziele, wobei Teilziele den Ablauf des Projektes in Entscheidungspunkte zerlegen
5. Ziele immer schriftlich formulieren
6. Ziele allen Beteiligten mitteilen
7. Zielvereinbarung absichern und das Einverständnis von allen Beteiligten einholen
8. Ziele operational formulieren

zu 2:
Die Projektorganisation besteht aus dem Auftraggeber, der Projektgruppe und ihr zugeordneter Arbeitsgruppen sowie ggf. aus dem Lenkungsausschuss.

Der Auftraggeber hat folgende Aufgaben:

• Erteilung des Auftrags für ein Projekt
• Vereinbarung des Zeitrahmens (Projektbeginn, Projektende, Meilensteine)
• Festlegen des Budgets
• Personelle Konfiguration der Projektgruppe
• Ressourcenzuteilung
• Genehmigung von Überschreitungen des Zielrahmens
• Konfliktregelung zwischen Projekt und Linie

Die Projektleitung hat im Wesentlichen folgende Aufgaben:

• Leitung des Projekts sowie der Projektsitzungen
• Erarbeiten und spezifizieren des Projektauftrags zusammen mit dem Auftraggeber
• Projektplanung (Struktur-, Ablauf-, Termin-, Kapazitäten- und Kostenplanung)
• Verantwortung für die zielgerechte Umsetzung des Projektauftrags
• Projektverfolgung und Steuerung
• Sicherstellung der Projektdokumentation
• Regelung der Schnittstellenprobleme zwischen Projekt und Linie
• Information des Auftraggebers, insbesondere bei Zielabweichungen bzw. Forderung von Entscheidungen über Zieländerungen durch den Auftraggeber

Lenkungsausschuss Bei komplexen, teuren, oder sich über einen langen Zeitraum erstreckenden Projekten ist es angebracht einen Lenkungsausschuss zu bestimmen. Der Lenkungsausschuss tagt in festgelegten Intervallen, bei dem der Projektleiter über den Stand des Projektes berichtet.

zu 3:
Sobald die Projektziele definiert sind, kann man mit der Projektplanung beginnen. Dabei wird häufig mit allen bereits am Projekt engagierten Projektmitarbeiter/Innen und dem Projektleiter ein so genannter "Startworkshop" durchgeführt.
Die Projektziele vor Augen, werden nun die notwendigen Schritte in kleine, überschaubare Arbeitseinheiten (Arbeitspakete, AP) zerlegt. Alle Arbeitspakete werden in ihren inhaltlichen Zusammenhängen dargestellt und im Projektstrukturplan (PSP) zusammengefasst. Die Arbeitspakete werden dann in eine zeitliche Reihung gebracht und die inhaltlichen Abhängigkeiten werden durch Verbindungslinien dargestellt. Auf diese Art erhält man eine Übersicht über die Termine der einzelnen Arbeitspakete sowie über deren vorhandenen und nicht vorhandenen Abhängigkeiten von anderen Arbeitspaketen. Diese grafische Darstellung bezeichnen wir als Netzplan.
Die Planung eines Projektes beansprucht sehr viel Zeit. Dennoch sollte man sich dieser Mühen unterziehen, denn eine gute Planung schafft nicht nur die Basis für ein gutes Controlling, sie ermöglicht auch ein zielgerichtetes Arbeiten

Bei der Projektplanung lassen sich verschiedene Aufgaben unterscheiden:

• Strukturplanung: Zerlegung des Projekts in Teilprojekte, Projektphasen und einzelne Arbeitspakete (konkrete Aufgaben)
• Ablaufplanung: Festlegung der Reihenfolge der einzelnen Arbeitspakete
• Terminplanung: Verknüpfung der einzelnen Aktivitäten mit Zeitpunkten
• Ressourcen- und Kostenplanung: Festlegung des erforderlichen Personalbedarfs, der notwendigen materiellen Ressourcen und der anfallenden Kosten
• Planung des Projektinformationssystems
• Vereinbarung von Meilensteinen, diese sind kritische Zeitpunkte im Projekt
• sie schließen Stufen oder Phasen ab
• sie sind vernünftige und sinnvolle Termine
• sie sind oft abgestimmt auf betriebliche oder Kalenderereignisse

zu 4:
Der Ablauf der Projektsteuerung und Projektverfolgung weist in der Regel folgende Elemente auf:

• Die Startsitzung, in der es um die Erläuterung des Auftrags, der Bildung der Projektgruppe und die Aufgaben für die folgenden Projektsitzungen geht
• die Liste der offenen Punkte (LOP), in der festgehalten wird:
• Was ist zu tun?
• Wer ist dafür zuständig?
• Bis wann ist die entsprechende Aufgabe zu erledigen?
• Was ist erledigt?
• Bemerkungen: Besondere Probleme bei der Bearbeitung, Verschiebung von Terminen usw.
• Die weiteren Projektgruppensitzungen, in denen der Stand des Projekts, die Erledigung von Aufgaben und die Klärung anstehender Aufgaben sowie die Erörterung möglicher Probleme besprochen und entsprechende Entscheidungen getroffen werden
• Die Arbeitsgruppensitzungen, in denen konkrete Aufgaben bearbeitet und Problemlösungsmöglichkeiten geklärt werden
• Die Reviews, mit denen die Projekt(teil)ergebnisse überprüft werden sollen
• Die Meilensteingespräche, bei denen die Projektgruppe dem Auftraggeber den Projektstand präsentiert, der Ist-Stand mit dem Soll-Stand abgeglichen und Kontrakte für die weitere Projektarbeit vereinbart werden

zu 5:
Der Projektabschluss ("close down") soll die Ergebnisse des Projektes dokumentieren und präsentieren. Der Projektverlauf wird analysiert und mögliche Konsequenzen für die Zukunft werden geklärt.

---